Кейс Oyster Kit: как организовать производство детских наборов по подписке

Команда РУКИ помогает компаниям находить фабрики в Китае и выпускать продукты любой сложности. Например, наборы по подписке. С такой идеей к нам обратилась компания Oyster Kit— ребята разработали комплекты, которые позволяют детям в игровой форме осваивать разные профессии — от археолога до дизайнера. Рассказываем, как разработка превратилась в увлекательный квест — с тестированием игровых механик по видеосвязи и "детективными" челленджами.

Кофе, книги, еда, домашние растения и даже фрагменты метеоритов — количество наборов по подписке растет с каждым годом, а стартапы продолжают изобретать новые форматы. На рынке уже существуют комплекты для левшей, владельцев мопсов, любителей лапши быстрого приготовления и ценителей люксовых часов. Пару лет назад журналистка Bloomberg провела эксперимент — она заказывала все товары только у коробочных сервисов и не покупала ничего в магазинах несколько недель. Рынок наборов по подписке до недавнего времени рос на 100% ежегодно, а в начале пандемии многие компаний едва справлялись с повышенным спросом.

У коробочного бизнеса много плюсов и, на первый взгляд, кажется, что он устроен максимально просто. Но производство и логистика subscription-коробок — это одновременно сложный и интересный процесс, в котором команда РУКИ поучаствовала благодаря сотрудничеству с Oyster Kit. Компания с российскими корнями выпускает детские развивающие наборы для освоения разных профессий, например, инженера, археолога, ветеринара, художника, детектива.

Для каждого комплекта с нуля разрабатывается уникальная игровая механика, а каждый компонент отбирается вручную. У собаки в ветеринарном наборе должна быть шерсть определенной степени гладкости, а в комплект для начинающего стоматолога нужно вложить максимально реалистичный слепок челюсти, причем с кариесом. Более того, собаку нужно заказать у одного китайского поставщика, слепок — а другого, а коробку и полиграфию — у третьего. А в общей сложности требуется найти сотни различных компонентов для десятков наборов.

Сегодня мы помогаем Oyster Kit производить более 20 наборов, в каждом из которых около 10-20 разных компонентов. Часть деталей покупаем в стоке и брендируем, а часть изготавливаем по уникальным ТЗ. Каждый объект тестируем индивидуально, проводим несколько итераций, пока не выберем ту самую плотность или фактуру. Обязательно проводим эксперименты, следуя инструкциям Oyster Kit, — например, собираем катапульту или проводим химические реакции в прямом эфире: клиент наблюдает за процессом и следит, чтобы все правильно работало.

Только после испытаний укомплектованные наборы можно передавать транспортной компании и отправлять из Китая в США (это основной рынок Oyster Kit). Производственный процесс — это настоящий квест. И его можно поделить на 5 уровней.

Уровень 1. Начало. Найти идеального поставщика

При отборе компонентов необходимо учесть несколько параметров и это не только цена и качество, но и размер детали, текстура материала, цвет, возможный минимальный тираж, а также состав, который соответствует стандартам безопасности и пройдет все испытания в сертифицирующей лаборатории. При этом все элементы должны сочетаться и корректно взаимодействовать друг с другом, иначе ребенок не сможет проводить эксперименты, описанные в наборе.

Поиск "того самого" компонента — это долгий и кропотливый процесс, особенно на удаленке. Каждый образец нужно сфотографировать и отправить клиенту на согласование. Наши ежедневные диалоги выглядят примерно так:

"— Дублирую информацию по игрушечным собакам: есть на выбор хаски, не большой, и шнауцер маленький, плотный. На какой останавливаемся?

— Собака хорошая, визуально нравится. Она гладкая?"

Из-за закрытых границ приходится обсуждать свойства игрушечных собак в чатах.

Даже если мы нашли идеального поставщика, каждый компонент проверяем и тестируем несколько раз в каждой новой партии, чтобы исключить вероятность ошибки со стороны подрядчика. В этом нам помогает большая база проверенных фабрик, с которыми команда РУКИ работала над сотнями товаров — от дыхательных тренажеров до умных ошейников.

В среднем для каждого набора Oyster Kit мы отбираем 10-15 поставщиков. Рекорд — 27 фабрик для набора fashion-дизайнер. Все процессы (включая сборку и логистику) проходят через наш офис в Шэньчжэне, который оборудован складским помещением и занимает 150 кв. м. Обычно над проектами работает 3 менеджера, которые ведут переговоры с фабриками, также 2 русскоговорящих менеджера, которые работают с клиентом, и от 3 до 8 сборщиков в зависимости от загрузки.

Уровень 2. Грамотно рассчитать тайминг

Для управления производственным процессом можно использовать Agile, SCRUM, Kanban и другие методологии вместе взятые — и все равно что-нибудь пойдет не так. Поэтому нужно экспериментально подходить к тайм-менеджменту. Любое изделие, которое заказывается не в стоке, требует больше времени на изготовление — даже если это обычная полиграфия, например, простая картонная фигурка. Чтобы уложиться в сроки, мы параллельно ведем работу над несколькими комплектами Oyster Kit и в течение дня размещаем апдейты по каждой детали в Basecamp.

При планировании поставок нужно учитывать не только производственные, но и логистические процессы. Если товар застрянет на таможне, дедлайны будут нарушены, поэтому мы всегда закладываем время на форс-мажоры, в том числе внезапные изменения правил регулирования или новые ограничения. Нюансы сертификации при ввозе часто влияют на выбор материалов — например, Oyster Kit старается использовать меньше пластика, но деревянные компоненты не всегда подходят на замену, поскольку они сложнее проходят таможню. Решением часто становятся детали из полимерного композита EVA (этиленвинилацетата). В отличие от пластика, он более экологичный и легкий, а вес — это еще один важный фактор, который необходимо учитывать. Мы обязательно взвешиваем каждую деталь — иногда даже 10 грамм перевеса имеют решающее значение при расчете юнит-экономики.

Улугбек Зайниев, COO Oyster Kit:

"Нам повезло, что пандемия не так сильно повлияла на бизнес. Хотя в начале 2021 года один из регионов Китая, где производят фетровые детали, закрыли на карантин — из-за этого сроки отгрузки двух наборов сдвинулись. В то же время в 2020-м нам потребовалось срочно выпустить несколько тысяч наборов — и проблем не возникло. Ребята из РУКИ быстро нашли дополнительное количество сборщиков-фрилансеров и смогли подготовить заказы в срок".

Уровень 3. Преодолеть препятствия

Команда РУКИ работает в Китае уже больше десяти лет, поэтому мы хорошо понимаем логику и мотивацию местных подрядчиков, а знание нюансов помогает избежать проблем. Мы не устанавливаем нереалистичные дедлайны и не ставим невыполнимые задачи. В Китае вам скажут, что нет ничего невозможного, а потом окажется, что все-таки есть. Например, если фабрика обещает выполнить заказ за 14 дней, мы закладываем на задачу 3 недели — и тогда укладываемся в срок. Все договоренности нужно фиксировать письменно и проверять исполнение несколько раз в процессе производства. Ошибка в поставке одного компонента ставит под угрозу своевременную комплектацию и отгрузку всей партии.

Периодически в процессе QC мы обнаруживаем брак. Выявить большинство конструкционных дефектов можно на стадии предварительного тестирования — для этого мы записываем видео и подтверждаем результат с клиентом. Если брак выявлен в партии готового продукта и она не соответствует финальному образцу, производитель обязан исправить ошибку за свой счет. Но тогда сдвинуться сроки поставки и именно время на исправление возможного брака — это вторая причина, по которой мы дополнительно закладываем несколько дней при расчете срока производства.

В успешной реализации сложного проекта, над которым и со стороны РУКИ, и со стороны Oyster Kit работает больше 20 человек, важна коммуникация — нужно, чтобы все находились на одной волне и в одной системе координат. Ошибки случаются, и их нужно уметь признавать. Самая большая проблема — пересортица. Однажды, из-за недопонимания между сотрудниками в набор детектива сортировщики вложили одинаковые стекла, хотя набор предполагал наличие разных вариантов. Вопрос решили — собрали недостающие стекла и разослали правильные комплекты покупателям, взяв на себя издержки.

Улугбек Зайниев:

"Мы неоднократно оптимизировали рабочие процессы. Например, максимально четко прописали нормы Quality Assurance (QA), стали проверять все наборы и проводить тесты по видеосвязи в режиме реального времени. Так мы проверяем, что все работает правильно и в наборе нет дефектных партий".

Уровень 4. Встретиться с "главным боссом"

Самый важный этап перед производством партии компонентов — это их сертификация. В случае с детскими товарами стандарты довольно жесткие: эксперты оценивают и параметры (слишком острые, маленькие или тонкие детали опасны), и состав компонентов набора (например, наличие фталатов или свинца). Мы обязательно отправляем составляющие наборов в лабораторию и стараемся изначально подобрать компоненты, которые не вызовут вопросов у контролирующих органов в США.

Из-за жестких правил сертификации некоторые наборы так и не выходят в свет. Например, комплект для электроинженера так и не вышел — в нем было слишком много мелких и острых деталей (в первую очередь проводов). Прототип получился интересный: мы заказали тактовые кнопки, платы с диодами, корпуса — всего около 40 компонентов, не считая полиграфии. Это был самый сложный набор с точки зрения производства, и мы надеемся, что сможем выпустить его в будущем.

Уровень 5. To be continued

В случае с коробочным сервисом производственный процесс никогда не заканчивается: линейка наборов расширяется, появляются новые дизайны, компоненты и категории товаров, а старые требуют изменений или дополнений. Изначально мы собирали всего 3 набора, потом 10, а сейчас регулярно работаем над прототипированием и изготовлением почти 30 комплектов.

Проходя этапы, мы постепенно улучшаем алгоритм работы. Этот процесс действительно похож на компьютерную игру: с каждым разом результат все лучше, но и новые сложности появляются регулярно.

Например, закрытие границ усложнило нам работу, потому что координировать процессы приходится удаленно, а это дополнительная ответственность и риск. Со специфическим дефицитом из-за пандемии мы тоже столкнулись: в начале 2020-го мы не могли найти маски и перчатки для набора доктора, к тому же средства индивидуальной защиты нельзя было вывозить из Китая — пришлось искать замену. Цены тоже аномально выросли — например, медицинские халаты подорожали почти в 100 раз. Пришлось заменить белые халаты медиков синими халатами массажистов. Каждый челлендж идет команде на пользу, так что воспринимаем их как часть рабочего процесса.

Улугбек Зайниев:

"Производственных челленджей было много, но мы вместе учились и вместе совершенствовались. Пожалуй, главное преимущество РУКИ — это открытость и готовность искать решения в сложных ситуациях. Команда умеет работать с большим количеством поставщиков, договариваться и находить компромиссы. Еще один плюс — квалифицированные русскоязычные менеджеры, с которыми мы поддерживаем ежедневную связь".